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Récemment, on m’a demandé comment je faisais pour gagner du temps. Cela m’a donné l’envie de vous partager quelques trucs et astuces ici. Bien que je ne sois pas une pro de l’organisation, je travaille dur pour tendre vers cet objectif. 

1. Attaquer la tâche la plus importante en premier

Afin de ne plus y penser, un premier conseil : commencez vos journées par la tâche la plus importante. Que cela soit rédiger un document, faire la présentation « machin » ou n’importe quelle tâche un peu « désagréable » et importante : faites-la le matin et la plus importante d’abord. De cette manière, votre cerveau est libéré et davantage disponible pour le reste de votre journée. Cette technique est intitulée « Eat the frog in the morning ».

2. Une boite email anti-stress pour gagner du temps

Tous les jours, je reçois environ 150 mails. Afin de rester zen, voici un truc très simple : dès que j’en vois un, je le gère tout de suite, comme un jeu ! Aux premiers abords, cette méthode a l’air complexe, mais en réalité, c’est un précieux gain de temps :

  • Au préalable, créez deux dossiers
    1. « 01 A traiter » : vous y mettrez les mails non lus car vous n’en avez pas le temps maintenant.
    2. « 02 A suivre » : vous y mettrez les mails que vous avez envoyés nécessitant un suivi. Dans votre mail envoyé, vous aurez pris le soin de vous mettre en copie cachée (cci).
  • Dès qu’un mail apparaît, le jeu commence, vous avez 3 choix :
    1. Pas d’intérêt : Poubelle
    2. Trop long, pas le temps maintenant, etc. : « 01 A traiter »
    3. Intérêt et vous êtes dispo : vous répondez ET vous vous mettez en cci. Puis, placez l’email initial dans votre corbeille. Le mail où vous êtes en cci vous reviendra dans votre boite, glissez-le ensuite vers le dossier« 02 A suivre ».
  • Résultat : votre boite mail est épurée.
  • Gestion au quotidien : quand vous le désirez, vous gérez, à votre rythme, les deux dossiers.

Si vous avez beaucoup de mails dans votre boite, la première fois, cela vous prendra un peu de temps. Mais ensuite, ça ira vite et vous verrez la différence.

3. Modifier ses messages automatiques sur iPhone

Décrocher à temps relève parfois du défi, surtout si vous êtes occupé sur une autre ligne ou si la bête est dans le fond de votre sac. S’en suit quelque chose d’encore plus « excessivement énervant » si vous n’avez pas le temps de l’écouter et de noter les infos : recevoir un message vocal. Pour éviter cela : personnalisez vos sms automatiques. Autrement dit, invitez la personne qui tente de vous appeler à vous envoyer un sms. De cette manière, si vous êtes en réunion, vous êtes au courant du sujet et du niveau d’urgence. Libre à vous ensuite de quitter la pièce si nécessaire afin de réagir. Et si c’est une info moins urgente, vous l’avez sous la main, par écrit et pouvez rappeler plus tard : vous gagnez du temps. Pour la modification :Réglages > Téléphone > Répondre par message.

4. Limiter la charge de travail

Une des clés de l’organisation est de mettre des limites, de poser un cadre pour les tâches que l’on réalise. En fonction des métiers et de l’aménagement du travail, ce n’est pas toujours facile, mais c’est indispensable. En effet, nous avons tous des ressources en énergie et en temps, mais elles sont limitées. Se mettre sur le dos des challenges et deadlines impossibles à réaliser est source de stress. Aussi, je vous conseille aussi de l’éviter, autant que faire se peut. Cela passe par le dialogue avec les gens concernés, l’exposé des faits, de la liste des choses que vous réalisez déjà et du manque de temps pour accepter la nouvelle tâche/projet en question. Si vous ne le dites pas, personne ne peut le deviner.

5. Rester concentrée

Travailler en open-space peut se révéler contre-productif. Afin que votre temps de travail puisse livrer de beaux résultats, n’hésitez pas à signaler à vos collègues s’ils peuvent ou non vous déranger. Faites-le aimablement, en demandant par exemple « Est-ce urgent ? Car je suis occupé. ». Le message passe généralement très bien. Cela permet ainsi de rester concentré sur ce que vous faites. Car votre cerveau, comme tous les autres, nécessite environ 20 minutes avant de se retrouver en state of flow. C’est seulement à cet instant que vous pourrez travailler efficacement. Par ailleurs, cela créera des moments davantage qualitatifs avec vos collègues. Bref, vous gagnez du temps.

6. Prévoir des moments « OFF des réseaux sociaux »

Ne pas être tout le temps les yeux rivés sur les réseaux sociaux est primordial pour gagner du temps. Lorsqu’on travaille sur une autre tâche, il vaut mieux se couper de Facebook, Twitter and co. Pour y arriver, mettez en sourdine vos notifications smartphone pour ces canaux et fermez toutes vos fenêtres d’ordinateur, sauf celles dont vous avez besoin pour la tâche du moment. Un gain de temps énorme !

7. Anticiper pour gagner du temps

Lorsque c’est possible, essayez d’anticiper au maximum les projets. De cette manière, il vous reste de l’espace pour les imprévus. Pour cela, je vous invite à utiliser un outil de gestion de projet. Cela permet d’avoir une vue d’ensemble et parallèlement de pouvoir connaître les détails et délais de chaque projet, tâche, bug, etc. Actuellement, Moxtra répond à mes besoins. Voici une liste d’outils.

8. Des mémos et listes to do

Pour finir, le B.A.-ba pour gagner du temps : noter les choses à faire et vos idées. Chacun a ses propres techniques et le web regorge de solutions. Actuellement, j’utilise Wunderlist. Sur mon ordinateur ou sur mobile, je peux éditer et consulter mes listes et les partager, n’importe où et n’importe quand. Fini les carnets, post-it et autres objets qui ont tendance à se volatiliser. Tout est dans le cloud : un vrai soulagement !


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